Печать организации — это штамп, на котором четкими буквами выгравировано название организации, ее организационно—правовая форма, орган, зарегистрировавший организацию, место регистрации. Акт приема-передачи штампов и печатей закрепляет, что ответственность за их сохранность переходит от одного лица к другому. Документация относится к первичной, но не обязательной для составления. Особенно на фоне того, что использование печатей в деятельности организацией считается необязательной процедурой.
Однако на практике многие юридические лица и ИП используют печати. Чтобы следить за их сохранностью и составляется акт приема-передачи.
Как составить акт приема-передачи штампов и печатей организации
Акт относится к внутреннему документообороту организации. Его смысл в закреплении ответственности за сохранность печатей и передаче этой ответственности от одного лица другому.
Акт приема-передачи печати составляется, если ответственное лицо:
- увольняется;
- временно отсутствует на рабочем месте (причины:
трудовой или социальный отпуск, болезнь); - уезжает в длительную рабочую поездку;
- не вызывает больше доверия.
Унифицированная форма бумаги не закреплена в
законодательных документах, поэтому каждая фирма может использовать собственный
образец или составлять акт в свободной форме. Разрешается оформлять бумагу на
стандартном листе А4 или на шаблоне с фирменным обозначением (фирменный бланк),
составлять от руки или печатать на компьютере.
В документе понадобится прописать:
- название бумаги, дату составления и учетный
номер; - сведения о компании;
- информацию о сторонах (какому сотруднику
передаются печати и от кого); - дату, с которой хранение печатей закрепляется за
другим ответственным лицом.
Важно! По тексту акта ставится оттиск печати, в конце стороны проставляют подписи.
Акт приема-передачи печати составляется в 3 экземплярах: по одному для
участников передачи, третий – передается на хранение компании.
Акт приема-передачи гербовой печати при
смене директора
Зачастую ответственным за хранение является директор. Акт
составляется в свободной форме или образцу, который закреплен в учетной
политике. Никаких отличий от стандартного акта нет, по тексту прописываются:
- данные о документации (дата и место составления,
учетный номер); - сведения о принимающей и передающей сторонах;
- ставится оттиск;
- обязательно указывается дата, с которой
ответственность за печать перешла к другому лицу.
Бумага скрепляется подписями старого и нового руководителя компании.
Акт уничтожения печати организации
Уничтожение печатей и штампов закрепляется в акте, чтобы
обезопасить деятельность компании от различных манипуляций с неправомерным
использованием оттисков и производстве подделок. Причины уничтожения:
- физический износ;
- нецелесообразность использования (в соответствии
с законодательством, определяющим необязательность использования оттисков
компаниями); - смена реквизитов (название фирмы, адреса,
организационно-правовой формы); - ликвидация и реорганизация компании.
Причина списания печати устанавливается специальной комиссией и прописывается в акте.
Документация составляется в свободной форме или по
установленному образцу (если шаблон закреплен в учетной политике компаний). В
акте прописывается:
- название документации, учетный номер, дата и
место составления; - информация об организации, составе комиссии,
дате составления бумаги; - основание и способ уничтожения;
- сведения об уничтоженных оттисках.
В конце документации ставятся подписи всех членов
комиссии и руководителя компании.
Акт проверки наличия печатей
Документация составляется по результатам проверок наличия печатей. Для этого предварительно собирается комиссия, которая занимается проверкой и составлением документов. Как правило, такая процедура проводится в крупных организациях, а также различных государственных органах с гербовой печатью РФ. Так, для Федеральных судов общей юрисдикции разработан Приказ, в котором прописана инструкция об использовании и уничтожении печатей с оттиском госгерба РФ.
Нормой установлено проведение проверок каждый квартал уполномоченной комиссией, а закрепление результатов в акте проверок. Образец прописан в Приложении №3:
- в верхнем правом углу председатель суда
утверждает бумагу (ставится его подпись, фамилия и инициалы, дата утверждения); - прописывается дата составления документа;
- дается информация о членах комиссии;
- в основной части прописывается, наличие каких
печатей было проверено; - указываются результаты проверки. Если выявлены
несоответствия или недостающие объекты – все перечисляется по тексту бумаги.
Документ скрепляется подписями членов комиссии, ставится дата.
Ставится ли печать на акте
Использование печатей в деятельности компаний – необязательная
норма еще с 2016 года. Поэтому разрешается их не ставить даже в договорах и
контрактах. Поскольку акт относится к внутреннему документообороту – на нем
вообще можно не ставить печати, в силу бумага вступает после ее подписания.
Однако не будет ошибкой, если скрепить документ печатью.
Скачать образец акта приема-передачи может бесплатно по ссылке. Задать вопрос юристу – в чате на странице.
Видео
Скачать документы
Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте
